Czy polska administracja publiczna może stać się paperless?

Transformacja cyfrowa to już nie tylko oryginalne hasło, a codzienność dla większości jednostek administracji publicznej. To obsługa spraw, realizacja procesów administracyjnych i biznesowych, czy zarządzanie organizacją przy wsparciu systemów informatycznych, i z wykorzystaniem kanałów elektronicznych.

Podstawą funkcjonowania jednostek publicznych jest przetwarzanie dokumentów, a ich obieg wewnątrz urzędu i archiwizacja regulowane są przez przepisy prawa, w tym Instrukcję Kancelaryjną. Obecnie dostępna na polskim rynku technologia wspiera urzędy w realizacji kluczowych zadań, pomaga budować potencjał do zmian i ułatwia proces digitalizacji pracy.

Comarch EZD, czyli elektroniczny system zarządzania dokumentacją, stworzony przez Comarch, polskiego producenta i integratora nowoczesnych systemów informatycznych, usprawnia realizację zadań administracji publicznej. Specjaliści Comarch posiadający kilkunastoletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów klasy EZD, z którego obecnie korzysta wiele podmiotów publicznych w Polsce, pomagają w realizacji wizji „biura bez papieru” w polskiej administracji publicznej.

Okresowo pojawiają się raporty, analizy i opracowania, których autorzy starają się udzielić odpowiedzi na pytanie jak przebiega transformacja cyfrowa w Polsce. Niektóre z nich są bardzo optymistyczne i stwierdzają, że usługi elektroniczne oferują wszystkie urzędy gminne, powiatowe i marszałkowskie oraz prawie wszystkie jednostki administracji rządowej. Z innych można wyciągnąć całkiem odmienne wnioski.

Czym jest podejście paperless?

Paperless wiąże się z redukcją papierowej dokumentacji na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych. np. digitalizacją dokumentów w instytucji, przy jednoczesnym eliminowaniu dokumentów papierowych.

Obecnie w Polsce wiele procesów administracyjnych nadal opiera się na dokumentacji papierowej. Od urzędów miejskich po instytucje rządowe, papierowe dokumenty są wciąż powszechnie używane. Choć cyfryzacja postępuje, wciąż istnieją wyzwania w zakresie pełnej eliminacji papieru. W pełni cyfrowy urząd nie używa papieru. Dotyczy to też wykorzystania papieru do kopiowania i drukowania. Urząd nadal jest zobowiązany przyjmować i wydawać dokumenty papierowe, jednak sytuacja prawna ulega zmianie. Wdrożenie ustawy o doręczeniach elektronicznych (e-Doręczenia) z czasem powinno zmniejszyć potrzebę drukowania. Wykorzystanie papieru do kopiowania i drukowania można wyeliminować dzięki wdrożeniu systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Mimo wyzwań, niektóre instytucje w Polsce przeszły już na bezpapierową administrację, osiągając sukcesy w zakresie efektywności i oszczędności. Przykładem może być Ministerstwo Cyfryzacji, które wdraża rozwiązania cyfrowe w celu usprawnienia procesów administracyjnych.

System elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce

Większość jednostek administracji publicznej ankietowanych przez GUS deklaruje posiadanie takiego systemu, jednak nie jest to podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Nadal podstawowym sposobem jest wykorzystanie dokumentów papierowych, a system EZD używany jest jako indeks tych dokumentów. Wdrożenie systemu EZD, jako głównego narzędzia dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw powoduje, że papier staje się zbędny. W takim przypadku, dokumenty papierowe wpływające do urzędu podlegają odwzorowaniu cyfrowemu. Wprowadzane są do obiegu w postaci elektronicznej i nie są drukowane.

Odwzorowanie cyfrowe można wykonać ręcznie, przepisując treść dokumentu do odpowiedniego formularza elektronicznego. Formularze posiadają określoną konstrukcję, która pozwala weryfikować poprawność wprowadzanych danych. Przepisania treści dokumentu można dokonać jednorazowo lub przenosić do systemu tylko niektóre dane, w miarę jak stają się potrzebne. Można wykonać elektroniczną kopię dokumentu (skan) i posługiwać się nią podczas załatwiania sprawy. Proces można zautomatyzować korzystając z narzędzi służących do rozpoznawania tekstu na zeskanowanym dokumencie (ang. Optical Charakter Recognition – OCR). Dane z OCR mogą podlegać dalszej weryfikacji.

Zarówno ręczne przepisywanie dokumentu, jak i rozpoznawanie tekstu na zeskanowanym dokumencie przy pomocy OCR może być źródłem błędów. Należy więc zapewnić odpowiednią kontrolę jakości. Niezależnie od techniki zamiany treści na postać elektroniczną oryginalny dokument musi być czytelny.

Pobieranie lub drukowanie formularzy urzędowych jest najpopularniejszym sposobem korzystania z elektronicznych usług administracji publicznej. Około jedna trzecia obywateli korzysta z tej możliwości. Udostępnienie jak największej liczby formularzy na stronie internetowej z zapewnieniem ich edycji spowoduje, że więcej dokumentów dostarczanych do urzędu będzie wypełnianych na komputerze. Dzięki temu będą bardziej czytelne. Przejście na administrację bez papieru wymaga skutecznych systemów zabezpieczeń cyfrowych, aby chronić poufność i integralność danych. W Polsce, podobnie jak w innych krajach, istnieją obawy dotyczące bezpieczeństwa danych w środowisku cyfrowym.

Jak osiągnąć pełną cyfryzację usług publicznych w Polsce?

Przejście na administrację bez papieru wymaga skutecznych systemów zabezpieczeń cyfrowych, aby chronić poufność i integralność danych. W Polsce, podobnie jak w innych krajach, istnieją obawy dotyczące bezpieczeństwa danych w środowisku cyfrowym.

W ostatnich latach największy nacisk kładziono na dostarczanie usług o jak najwyższym poziomie zaawansowania. Rząd i inne instytucje promują korzyści z administracji bez papieru, aby zmienić kulturowe uprzedzenia i zyskać akceptację społeczną dla zmian. Konieczne jest także zapewnienie szkoleń z zakresu umiejętności cyfrowych dla urzędników i obywateli, aby umożliwić im korzystanie z elektronicznych rozwiązań administracyjnych. Może się to przyczynić do popularyzacji usług o najwyższym poziomie zaawansowania.

Dokumenty stanowią podstawę załatwiania i rozstrzygania spraw. Systemy informatyczne wykorzystywane przez urzędy administracji publicznej, ze względu różnorodne ograniczenia korzystają z kopii dokumentów lub kopii danych z dokumentów. Niezależnie od tego, czy dokument włączany w obieg ma postać elektroniczną czy jest skanem papierowego dokumentu, należy go opisać zestawem podstawowych danych. Metadane mają przede wszystkim ułatwić przeszukiwanie oraz analizę dużych zbiorów dokumentów.

Comarch EZD zapewnia możliwość gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i udostępniania dokumentów w sposób zunifikowany i zestandaryzowany z Centralnego Repozytorium Cyfrowego (CRC). Dzięki temu dokumenty są dostępne dla innych systemów informatycznych, bez potrzeby ich kopiowania. Możliwa jest stopniowa rezygnacja z półek uginających się pod ciężarem wypełnionych po brzegi teczek i grubych segregatorów z papierowymi dokumentami.

Dokumenty zorganizowane w formie Centralnego Repozytorium Cyfrowego udostępniane są innym systemom jako usługa. Do sprawnego wykorzystania dokumentów z CRC wymagane jest opisanie ich odpowiednimi metadanymi. Metadane mogą być pobierane z dokumentów elektronicznych w sposób automatyczny.

Choć przechodzenie na administrację bez papieru w Polsce wiąże się z wyzwaniami, korzyści związane z efektywnością, oszczędnością i zrównoważonym rozwojem są znaczące. Dążenie do tego celu wymagać będzie jednak dalszych inwestycji, edukacji i promocji cyfrowych rozwiązań administracyjnych. Jeśli podejmowane będą odpowiednie działania, Polska może osiągnąć administrację paperless, przynoszącą korzyści zarówno obywatelom, jak i środowisku.