E-fakturowanie na świecie w 2025 roku

W tym artykule omówimy zmiany w wybranych krajach w 2025 roku na polu e-fakturowania oraz przedstawimy nadchodzące regulacje, które wpłyną na przyszłość tego obszaru.

Nowe przepisy w Unii Europejskiej

W 2024 roku Unia Europejska kontynuowała proces harmonizacji systemów e-fakturowania. To jedno z następstw Dyrektywy 2014/55/EU dotyczącej e-fakturowania w zamówieniach publicznych.

W Polsce Krajowy System e-Faktur miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., jednak Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć tę datę na 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. ze względu na błędy w funkcjonowaniu platformy. Zyskany czas MF poświęca więc na poprawę działania systemu i konsultacje społeczne.

Przedsiębiorcy również wykorzystują ten okres na przygotowania – wdrożenie KSeF w dużej firmie może potrwać kilka miesięcy, dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę. Rozwiązania takie jak Comarch EDI są zgodne z KSeF, a jednocześnie umożliwiają e-fakturowanie na rynkach zagranicznych i oferują szereg dodatkowych funkcjonalności, przydatnych w międzynarodowej organizacji.

We Francji pierwsza faza obowiązkowego e-fakturowania B2B ma zostać wprowadzona we wrześniu 2026 r. Obecnie trwa certyfikacja platform do obsługi e-faktur (PDP) zgodnie z nadchodzącymi przepisami.

Pierwsza faza obowiązkowego e-fakturowania w transakcjach B2B w Niemczech rozpoczęła się w 1 stycznia 2025 r. Obecnie firmy z siedzibą w kraju mają obowiązek odbierać e-faktury w opodatkowanych transakcjach B2B. Władze wprowadzają także zmiany w standardach fakturowania, dostosowując je do europejskiej normy EN 16931, co ma na celu walkę z oszustwami VAT. Chociaż faktury papierowe i elektroniczne niezgodne z normą wciąż są dopuszczalne, firmy operujące w Niemczech muszą uzyskać zgodę odbiorcy przed ich wystawieniem.

Dynamiczny rozwój systemów e-fakturowania w Azji

Chińska Państwowa Administracja Podatkowa wprowadziła w pełni cyfrowy system e-fakturowania (e-fapiao) dla wszystkich firm w grudniu 2024 r. Obecnie elektroniczne faktury mają taki sam status prawny jak dokumenty papierowe. Udostępniono także scentralizowaną platformę do wystawiania i zarządzania e-fapiao.

Na Filipinach obowiązek stosowania e-fakturowania dla największych podatników wszedł w życie w 2022 r. System e-fakturowania na Filipinach obejmuje przesyłanie danych faktur w formacie JSON.

Z kolei po decyzji z marca 2023 r. władze Malezji wdrożyły pilotażowy program e-fakturowania dla wybranych firm, mający na celu poprawę jakości usług i obniżenie kosztów zgodności podatkowej. W sierpniu 2024 r. pierwsza faza obowiązkowego e-fakturowania objęła największe podmioty, a kolejne fazy zostaną wprowadzone w następnym roku. W styczniu 2025 obowiązek objął firmy o rocznych obrotach od 25 mln RM (około 5 mln EUR) do 100 mln RM (około 20 mln EUR). Administracja podatkowa ogłosiła jednocześnie sześciomiesięczny okres przejściowy do 30 czerwca 2025 r.

Powolne wdrażanie e-fakturowania w Stanach Zjednoczonych i Australii

W USA e-fakturowanie jest jeszcze na etapie rozwoju. Wyniki pilotażu Business Payments Coalition z 2022 roku pokazały, że istnieje duży potencjał w wprowadzeniu otwartego systemu wymiany e-faktur. Pilotaż skupił się na testowaniu standaryzacji procesów i uproszczeniu wymiany danych między firmami.

Fakturowanie elektroniczne w transakcjach B2B i B2G w Australii jest wciąż dobrowolne, ale podmioty publiczne są zobowiązane odbierać e-faktury. Rząd Australii planuje wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w kilku etapach w oparciu o wielkość przedsiębiorstw. Od 15 listopada 2024 r. wszystkie faktury muszą być zgodne z nową specyfikacją fakturowania elektronicznego PINT, a 15 maja 2025 r. wykorzystywany dotychczas Peppol BIS 3.0 zostanie całkowicie wycofany.

Ameryka Południowa: liderzy w e-fakturowaniu

Ameryka Południowa jest uznawana za światowego lidera we wdrażaniu e-fakturowania, a na czele tego trendu stoją Brazylia i Argentyna. Platformy wykorzystywane w regionie LATAM obsługują nie tylko faktury, ale także inne dokumenty istotne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych.

W Brazylii obowiązek korzystania z e-fakturowania istnieje od 2007 roku i obejmuje większość transakcji B2B. System brazylijski jest jednym z najbardziej rozwiniętych na świecie, a jego skuteczność polega na ścisłej integracji z urzędami podatkowymi. Przykładowo, kupujący każdorazowo musi potwierdzić otrzymaną fakturę, a wysyłka towaru przed zatwierdzeniem wystawionej faktury jest niemożliwa. W 2026 r. rozpocznie się wprowadzenie nowej struktury podatkowej, polegającej na konsolidacji pięciu istniejących podatków w dwa.

Argentyna kontynuuje stopniowe rozszerzanie obowiązku e-fakturowania na kolejne branże i sektory. Od kilku lat system ten obejmuje coraz większą liczbę podatników, a administracja podatkowa skupia się na wprowadzaniu dodatkowych regulacji, które pozwolą na pełną digitalizację procesów fakturowania w całym kraju.

Zmiany planowane w 2025 roku

Rok 2025 przyniesie istotne zmiany w obszarze e-fakturowania na całym świecie. Wiele krajów przygotowuje się do wprowadzenia nowych regulacji, które mają na celu zwiększenie efektywności systemów podatkowych oraz transparentności procesów biznesowych.

Unia Europejska planuje wdrożenie Dyrektywy „VAT w erze cyfrowej” (ViDA), która zrewolucjonizuje zasady dotyczące e-fakturowania transgranicznego. Nowe regulacje mają na celu stworzenie jednolitego standardu fakturowania dla wszystkich transakcji B2B i B2G, który usprawnieni procesy wymiany faktur pomiędzy państwami członkowskimi UE. ViDA będzie szczególnie istotna dla firm działających na wielu rynkach europejskich, które będą musiały dostosować swoje systemy do nowych wymogów, aby spełniać unijne normy.

W Niemczech od stycznia 2025 r. obowiązkowe e-fakturowanie obejmuje duże firmy. Nowe regulacje wprowadzają standardy zgodne z CEN (Europejski Komitet Normalizacyjny), co pozwala na ujednolicenie formatów faktur oraz zapewnia zgodność z przepisami unijnymi.

Chiny wdrożyły system do e-fakturowania, znanego jako e-fapiao, dla wszystkich firm. Teraz faktury papierowe i elektroniczne mają taki sam status prawny.

W Polsce, choć planowane obowiązkowe wdrożenie KSeF ma nastąpić w 2026 roku, to rok 2025 będzie kluczowy dla przygotowań do tego systemu. Firmy muszą dostosować swoje rozwiązania IT oraz przygotować się na spełnianie wymogów e-fakturowania.

Podsumowanie i rekomendacje

Rok 2024 przyniósł wiele ważnych zmian w systemach e-fakturowania na całym świecie. W wielu krajach wciąż wprowadzane są nowe regulacje, jak e-fapiao w Chinach czy obowiązkowe e-fakturowanie B2B w Niemczech. Firmy działające na rynkach międzynarodowych muszą być na bieżąco z tymi zmianami i dostosować swoje procesy.

Systemy EDI (Electronic Data Interchange) do wymiany danych w formie elektronicznej, takie jak Comarch EDI, są rozwiązaniem, które pozwala uzyskać zgodność z regulacjami prawnymi w różnych krajach, minimalizując ryzyko błędów i optymalizując procesy księgowe. Przygotuj się już teraz – zainwestuj w zintegrowany system, uniknij kar i zwiększ efektywność operacyjną swojej firmy.