Od 1 kwietnia 2025 roku polskie firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będą musiały korzystać z e-Doręczeń w korespondencji z organami publicznymi. To nowy obowiązek, który może mieć istotne konsekwencje dla biznesu, jeśli nie zostanie odpowiednio przygotowany.
Co to są e-Doręczenia?
Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems, wyjaśnia: „e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami, eliminując potrzebę drukowania i wysyłania dokumentów tradycyjną pocztą.”
Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS będą musiały założyć i aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń. To oznacza, że cała korespondencja z organami publicznymi będzie prowadzona wyłącznie za pośrednictwem tej usługi. Brak skrzynki może mieć poważne konsekwencje dla działalności firmy.
„Brak firmowej skrzynki może oznaczać, że firma będzie musiała liczyć się z opóźnieniami w komunikacji, np. o wysokości podatku albo kontroli urzędu skarbowego, co może mieć poważne konsekwencje dla jej działalności” – przestrzega ekspert.
Jak przygotować się do e-Doręczeń?
- Załóż skrzynkę do e-Doręczeń: Wybierz dostawcę usługi i załóż firmową skrzynkę.
- Wyznacz administratorów: Ustal, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie skrzynką i odbieranie korespondencji.
- Wdrożenie procedur: Opracuj wewnętrzne procedury dotyczące korzystania z e-Doręczeń.
- Edukacja pracowników: Zapewnij, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak korzystać z nowej usługi.
Korzyści z e-Doręczeń
- Digitalizacja: Odejście od papieru i redukcja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłaniem dokumentów.
- Bezpieczeństwo: Wysoki poziom bezpieczeństwa danych i potwierdzenie doręczenia.
- Wygodność: Możliwość odbierania i wysyłania dokumentów z dowolnego miejsca.
Wyzwania dla MŚP
Zdaniem eksperta, dostosowanie się do nowych wymogów może być szczególnie trudne dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw.
„Poziom świadomości biznesu na temat e-Doręczeń jest niewielki. Bywają one mylone z usługami kurierskimi. Duże organizacje często przeszły już drogę cyfryzacji korespondencji i mają uporządkowane te procesy, a MŚP niekiedy nie rozumieją idei e-Doręczeń ani potencjału, jaki ma ta usługa.” – mówi Paweł Wojtaszyk.
Konkurencyjność na rynku
Ekspert wskazuje, że dla powodzenia e-Doręczeń kluczowe będzie wspieranie konkurencyjności. Dotyczy to zarówno usług dla biznesu, użytkowników indywidualnych, jak i administracji publicznej. Na polskim rynku istnieje kilka podmiotów oferujących taką usługę, co powinno stymulować rozwój i poprawę jakości usług.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń to ważny krok w kierunku cyfryzacji biznesu w Polsce. Przedsiębiorstwa muszą być gotowe do zmiany swoich procesów i procedur, aby uniknąć negatywnych konsekwencji. Pozostaje niewiele czasu na przygotowanie się do nowego obowiązku, dlatego ważne jest, aby firmy nie zwlekały z wdrożeniem e-Doręczeń.
