Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) ma uruchomić system e-Umowy. Konkretna data jego uruchomienia nie została jednak podana ze względu na trwające testy, jednak wdrożenia systemu kadrowego ma nastąpić najpóźniej do 23 stycznia 2026 r. Wynika to z wejścia w życie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. Jak zapowiedziało ministerstwo, system będzie dostępny dla pracodawców bezpłatnie.
Resort pracy wprowadza system e-Umowy
– System ma służyć przede wszystkim do zawierania, zmiany oraz rozwiązywania umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług na warunkach zlecenia, gdy zleceniodawca lub pracodawca jest mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców albo podmiotem niebędącym mikroprzedsiębiorcą, zatrudniającym nie więcej niż dziewięć osób, rolnikiem w rozumieniu ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników bądź osobą fizyczną, która nie jest przedsiębiorcą ani rolnikiem; a także do zawierania umów uaktywniających z nianiami, jeżeli jedną ze stron jest rodzic – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Zuzanna Dzierżanowska, prawnik w Kancelarii Kopeć Zaborowski.
Jak tłumaczy ekspertka, umowy mają być podpisywane podpisem kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym, przy czym podpis osobisty lub zaufany wywoła skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.
– Jednak nie wszyscy pracownicy, w szczególności osoby poszukujące pierwszej pracy czy cudzoziemcy, posiadają którykolwiek z wymienionych podpisów, co może wiązać się z koniecznością jego uzyskania – zauważa mec. Dzierżanowska.
System ma również umożliwiać obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, prowadzenie, przechowywanie oraz zapewnianie dostępu do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umów cywilnoprawnych, wydawanie świadectw pracy, obliczanie należności podatkowych, przekazywanie informacji do Urzędu Skarbowego o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, a także przesyłanie danych ubezpieczeniowych do ZUS.
Ekspertka: „Wprowadzenie e-Umów niesie ze sobą ryzyka”
Zdaniem prawniczki wprowadzenie e-Umów wiąże się z pewnymi niebezpieczeństwami.
– Po pierwsze, nie jest jasne, kto na poziomie centralnym będzie zarządzał systemem i w jakim zakresie zaangażowane będą inne osoby. Należy podkreślić, że na poziomie zakładu to pracodawca lub zleceniodawca będzie wprowadzać dane do systemu, a strony umowy będą odpowiadać za poprawność wprowadzonych informacji w zakresie, w jakim je wprowadziły. Po drugie, system ma umożliwiać dostęp do dokumentów oraz ich archiwizację, co wymaga przeszkolenia osoby odpowiedzialnej za jego funkcjonowanie w zakładzie. Dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone, zwłaszcza z uwagi na ochronę danych osobowych i informacji o wynagrodzeniu – uważa mec. Zuzanna Dzierżanowska.
Ponadto dostęp do systemu będzie możliwy po zalogowaniu się na indywidualne konto na portalu www.praca.gov.pl lub www.biznes.gov.pl za pomocą profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
– Oznacza to, że aby korzystać z systemu, użytkownicy muszą posiadać profil zaufany lub ważny podpis kwalifikowany – stwierdza.
Kolejne odsłony systemu e-Umowy
Jak zauważa prawniczka, w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów widnieją już założenia kolejnego projektu nowelizacji ustawy, którego przyjęcie przez Radę Ministrów zaplanowano na II lub III kwartał 2025 roku.
– System ma zostać rozszerzony między innymi poprzez odstąpienie od obowiązku obsługi umowy w systemie przez cały okres jej trwania, poszerzenie katalogu danych pozyskiwanych i przekazywanych przez system – na przykład ZUS ma przekazywać dane o zwolnieniach lekarskich – a także umożliwienie zawierania umów przez każdy zainteresowany podmiot. Planowane jest również wprowadzenie możliwości obsługi w systemie umów o wolontariacie oraz takich dokumentów jak umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowe czy umowy o współodpowiedzialności materialnej. Dodatkowo, przewidziano funkcję potwierdzania obecności pracownika oraz zgłaszania rozpoczęcia pracy zdalnej – mówi mec. Dzierżanowska.
Dodaje, że ministerialne prace nad e-Umowami to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów kadrowych w Polsce
– Choć inicjatywa niesie ze sobą korzyści, wymaga przygotowań również po stronie zainteresowanych pracodawców – podsumowuje prawniczka.
