Od lutego 2026 roku w życie wejdą przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe regulacje oznaczają, że wielu przedsiębiorców będzie musiało korzystać z systemu, a kluczowym elementem umożliwiającym pełną obsługę KSeF stanie się certyfikat. Dokument ten pozwoli na uwierzytelnianie danych przedsiębiorcy oraz wystawianie faktur w sytuacjach awaryjnych.
Nowy system
Choć ustawa o KSeF czeka jeszcze na podpis prezydenta, to wszystko wskazuje, że tym razem zmiany zostaną wprowadzone zgodnie z harmonogramem. Od listopada 2025 roku każdy przedsiębiorca będzie mógł pobrać certyfikat w portalu KSeF. Będzie on ważny dwa lata, z możliwością przedłużenia.
Certyfikaty KSeF pełnią cztery podstawowe funkcje. Po pierwsze, służą do uwierzytelniania w systemie KSeF i są obowiązkowe, aby uzyskać dostęp do zasobów KSeF API 2.0. Choć nie są certyfikatami kwalifikowanymi, jednoznacznie potwierdzają tożsamość logującego się użytkownika. Po drugie, stanowią potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury – pozwalają przypisać dokument do konkretnej osoby lub podmiotu.
Trzecią funkcją jest możliwość realizacji operacji w trybie offline, czyli wystawiania faktur bezpośrednio w aplikacji użytkownika w czasie awarii systemu lub w tzw. trybie „offline24”. Czwarta rola certyfikatu to umożliwienie wygenerowania kodu QR w aplikacji fakturującej. Kod potwierdza autentyczność i integralność faktury wystawionej poza KSeF.
Certyfikaty KSeF
Krajowa Administracja Skarbowa wyjaśnia, że aby uzyskać certyfikat, konieczne będzie złożenie wniosku z danymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w systemie. Po pozytywnym rozpatrzeniu dokument zostanie wydany i udostępniony do pobrania. Warto dodać, że osoby posiadające dotychczasowe uprawnienia wtórne w ramach KSeF 1.0 będą musiały ponownie złożyć wnioski o dostęp w module KSeF MCU od listopada 2025 roku.
Obecnie dostęp do systemu odbywa się m.in. za pomocą tokenów autoryzacyjnych. Jednak wraz z uruchomieniem KSeF 2.0 od lutego 2026 roku wprowadzony zostanie równoległy system certyfikatów. Oba mechanizmy będą działały do końca 2026 roku, po czym tokeny zostaną całkowicie zastąpione przez certyfikaty.
Nowe rozwiązania mają zwiększyć bezpieczeństwo i jednoznacznie potwierdzać tożsamość wystawców faktur. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się, by od początku 2026 roku mogli bez przeszkód korzystać z KSeF.
