Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur VAT w Polsce. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń, dzięki którym część przedsiębiorców oraz określone rodzaje dokumentów nie będą musiały trafiać do systemu.
Kto jest zwolniony z obowiązku?
Z KSeF nie muszą korzystać podatnicy, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Wyłączenie dotyczy także przedsiębiorców mających stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, ale nieuczestniczące w danej transakcji. Faktur w systemie nie muszą też wystawiać podmioty sprzedające towary i usługi konsumentom (B2C) oraz przedsiębiorcy, którzy w imieniu rolników ryczałtowych wystawiają faktury RR. W tych przypadkach możliwe jest jednak dobrowolne korzystanie z KSeF.
Procedury szczególne poza systemem
KSeF nie obejmie faktur związanych z procedurą OSS (w tym nieunijną), procedurą IOSS przy imporcie ani międzynarodowym okazjonalnym przewozem drogowym osób. W tych sytuacjach nie ma nawet możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w systemie, głównie ze względów technicznych, np. braku polskiego NIP.
Wyłączenia w rozporządzeniu
Rozporządzenia wykonawcze wskazują dodatkowe przypadki, w których faktury nie trafią do KSeF. Chodzi m.in. o bilety jednorazowe na autostrady płatne, pociągi, autobusy, promy czy samoloty. Poza systemem pozostają także faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT na podstawie ustawy, w tym usługi finansowe, bankowe, ubezpieczeniowe, kredytowe oraz obrót papierami wartościowymi.
Wyłączone są również faktury w procedurze samofakturowania, jeśli ani sprzedawca, ani nabywca nie posługują się polskim numerem NIP.
Dokumenty poza zakresem KSeF
System dotyczy wyłącznie faktur VAT. Oznacza to, że rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, faktury pro forma, noty obciążeniowe i uznaniowe oraz inne dokumenty wewnętrzne nie będą do niego trafiały.
Choć KSeF w 2026 roku stanie się standardem dla przedsiębiorców, część transakcji i dokumentów została wyłączona z tego obowiązku. Dotyczy to głównie usług zwolnionych z VAT, transakcji międzynarodowych oraz dokumentów uproszczonych. W praktyce oznacza to, że u niektórych firm wystąpi dualizm – część dokumentów będzie wystawiana w KSeF, a część pozostanie poza systemem.
