Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz bliżej, a tym samym pojawia się coraz więcej pytań, jak system poradzi sobie w sytuacjach awaryjnych. Choć KSeF ma usprawnić obieg faktur, zapewniając ich wystawianie i odbiór w czasie rzeczywistym, każda technologia jest jednak obarczona ryzykiem przerw w działaniu. Co w przypadku, gdy system ulegnie przeciążeniu lub zabraknie połączenia z internetem?
– Ustawodawca wskazał cztery scenariusze, w których faktury będą wystawiane offline. Trzy z nich dotyczą problemów po stronie Ministerstwa Finansów i uwzględniają m.in. prace serwisowe czy awarie systemowe, uniemożliwiające połączenie z KSeF – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Svieta Vashkevich, ekspertka ds. KSeF w Symfonii.
Zdaniem ekspertki na szczególną uwagę zasługuje tzw. tryb offline24.
– Pozwala on podatnikowi wystawić fakturę w trybie offline bez konieczności wskazywania przyczyny. W takim przypadku dokument należy jednak przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin od jego wystawienia – tłumaczy.
KSeF w trybie offline
Mimo że tryb offline KSeF stanowi rozwiązanie zapewniające ciągłość procesów fakturowania i elastyczność w działaniu przedsiębiorstw, jego stosowanie obarczone jest szeregiem istotnych zastrzeżeń, które należy uwzględnić w praktyce.
– Faktury wystawiane w trybie offline powinny być podpisane certyfikatem offline, który należy wygenerować z wyprzedzeniem, w czasie, gdy system KSeF działa prawidłowo i możliwe jest połączenie z Ministerstwem Finansów. Brak takiego certyfikatu w momencie awarii uniemożliwi wystawienie faktury w trybie offline lub w trybie awaryjnym – wyjaśnia Svieta Vashkevich.
Ekspertka zwraca też uwagę na istotny fakt: faktury wystawione w trybie offline muszą zostać przesłane do KSeF w ciągu dnia roboczego od zakończenia niedostępności systemu lub w ciągu siedmiu dni roboczych w przypadku awarii.
– W związku z tym kluczowe jest, aby sprawdzić, czy dostawca KSeF, z którym współpracuje firma, dysponuje rozwiązaniami minimalizującymi te ryzyka, takimi jak weryfikacja działania środowiska ministerstwa, automatyczne kolejkowanie, ponowna wysyłka czy weryfikacja statusów faktur po wznowieniu połączenia – mówi specjalistka ds. KSeF.
Ekspertka: „To rozwiązanie awaryjne wymaga odpowiedniego przygotowania”
Resort, a za nim eksperci, podkreślają, że tryb offline w KSeF to ważne zabezpieczenie, które pozwala przedsiębiorcom działać nawet wtedy, gdy system lub internet zawiedzie.
Jednak, jak zauważa specjalistka z Symfonii, jest to rozwiązanie awaryjne, które umożliwia ciągłość pracy, ale wymaga odpowiedniego przygotowania.
– Warto już teraz sprawdzić, czy używane oprogramowanie obsługuje tryb offline oraz automatycznie wysyła zaległe faktury po przywróceniu połączenia – podpowiada Svieta Vashkevich.
