Od 1 kwietnia 2026 r. zacznie obowiązywać kolejny etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe regulacje obejmą większość podatników VAT, ale w przypadku rolników sytuacja nie jest jednolita. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że rolnicy ryczałtowi zostali objęci odmiennymi zasadami niż podatnicy VAT czynni.
KSeF to centralny system teleinformatyczny administracji skarbowej służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty będą wystawiane według jednolitego wzoru i automatycznie trafiały do bazy resortu finansów. Celem jest uproszczenie rozliczeń i zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Rolnik ryczałtowy nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Wynika to ze specyfiki rozliczeń – w przypadku sprzedaży produktów rolnych fakturę VAT RR wystawia nabywca, a nie sam rolnik. Dlatego rolnik ryczałtowy może nadal funkcjonować na dotychczasowych zasadach. Faktura VAT RR może być wystawiona w formie papierowej albo elektronicznej poza systemem KSeF. Nie ma obowiązku zakładania konta ani obsługi systemu.
Dobrowolne korzystanie z KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. pojawi się jednak możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF. Za zgodą rolnika ryczałtowego nabywca będzie mógł wystawić fakturę VAT RR w systemie. Warunkiem jest złożenie przez rolnika oświadczenia w KSeF, że jest rolnikiem ryczałtowym oraz wskazanie konkretnego nabywcy jako uprawnionego. Bez takiego oświadczenia faktura będzie wystawiana poza systemem.
Aby korzystać z KSeF, rolnik musi posiadać numer NIP – sam PESEL nie wystarczy. Konieczne jest także nadanie odpowiednich uprawnień kontrahentowi. Uprawnienia obowiązują do momentu ich cofnięcia. Ministerstwo Finansów podkreśla, że dokumenty przechowywane w systemie są archiwizowane przez administrację skarbową, co ogranicza obowiązki związane z ich przechowywaniem.
Podatnicy VAT
Inaczej wygląda sytuacja rolników będących podatnikami VAT czynnymi. Jeśli sprzedają towary innemu podatnikowi, od 1 kwietnia 2026 r. będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również gospodarstw osiągających wysokie obroty, jeżeli działają jako czynni podatnicy VAT.
Ministerstwo wyjaśnia także, że faktury wystawiane na rzecz rolników będących podatnikami VAT muszą być generowane w KSeF, chyba że dotyczą osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W przypadku rolników korzystających ze zwolnienia z VAT sprzedawca musi zapewnić im dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez kod QR lub odpowiednie dane identyfikacyjne.
Na dziś rolnicy ryczałtowi nie muszą podejmować żadnych obowiązkowych działań związanych z KSeF. Nowe przepisy nie zmieniają zasad ich rozliczeń, ale otwierają drogę do dobrowolnej cyfryzacji dokumentów. Dla części gospodarstw może to oznaczać uproszczenie formalności, dla innych – pozostanie przy dotychczasowych rozwiązaniach.
