Jak działa e-Rejestracja? Czym jest i od kiedy zaczyna obowiązywać?

Centralna e-Rejestracja częściowo funkcjonuje w Polsce już od 1 stycznia 2026 roku, jednak do tej pory była traktowana głównie jako rozwiązanie techniczne. Od połowy roku sytuacja ulega zmianie.

Do 31 maja 2026 roku wszystkie placówki medyczne miały bezwzględny obowiązek przekazania do systemu centralnego kompletnych harmonogramów wizyt na kolejne miesiące. Co istotne, grafiki te musiały uwzględniać zarówno terminy wolne, jak i te już zajęte. Kolejnym ważnym terminem jest 1 lipca 2026 roku. Czym jest e-Rejestracja i co się zmieni?

Najbardziej odczuwalna dla pacjentów reforma dotyczy sposobu komunikacji oraz łatwości dostępu do informacji o statusie ich rejestracji. Centralna e-Rejestracja zdejmuje z pacjentów obowiązek samodzielnego, cyklicznego dowiadywania się o status wizyty w poszczególnych placówkach medycznych.

Zgodnie z nowymi przepisami, pacjenci będą automatycznie i na bieżąco powiadamiani o każdym etapie swojej ścieżki rezerwacyjnej. Wszystkie alerty będą trafiać bezpośrednio na Internetowe Konto Pacjenta (IKP), a także na wskazany numer telefonu. System ma obowiązek przekazywać informacje o:

• wyznaczeniu terminu wizyty;

• każdej zmianie terminu dokonanej przez placówkę medyczną;

• rezygnacji z terminu dokonanej przez pacjenta;

• wpisaniu do centralnego wykazu oczekujących;

• pojawieniu się wcześniejszego, wolnego terminu dla osób z listy oczekujących;

• prognozowanym terminie udzielenia świadczenia;

• wycofaniu zgłoszenia centralnego;

• zbliżającym się terminie wizyty (w formie przypomnienia).

W praktyce pacjent nie musi już spędzać godzin na telefonie do rejestracji ani osobiście kontrolować, czy lista oczekujących uległa zmianie. Jeśli zwolni się wcześniejsze miejsce lub przychodnia zmodyfikuje grafik, system poinformuje o tym pacjenta automatycznie.

Jednym z największych problemów dotychczasowego systemu było wielokrotne blokowanie miejsc – pacjenci rezerwowali terminy w kilku poradniach jednocześnie, wybierali ten, który wypadał najszybciej, a pozostałych wizyt nie odwoływali. W nowym modelu czegoś takiego nie będzie.

Jeżeli pacjent nie zostanie przyjęty od ręki, system automatycznie zarejestruje go w ogólnokrajowej bazie osób oczekujących na wizytę. Jak informował w maju premier Donald Tusk dzięki uszczelnieniu systemu udało się odzyskać setki tysięcy terminów wizyt, które w starym modelu bezpowrotnie przepadłyby z powodu nieodwołanych na czas zapisów.

Dla pacjentów najważniejszy będzie prosty i sprawiedliwy mechanizm: w momencie, gdy ktoś zrezygnuje z wizyty, system wychwytuje miejsce i automatycznie przekazuje informację o wolnym terminie kolejnej osobie z listy oczekujących. Dzięki temu kolejki przesuwają się szybciej, a czas lekarzy specjalistów nie jest marnowany.

W omawianym rozporządzeniu zawarto podpunkt dotyczący zasad działania asystenta głosowego (§ 4 ust. 2). To właśnie jego pomoc będzie znacząca dla osób, które nie korzystają z internetu.

Seniorzy, którzy jako jedyny kanał kontaktu wskazali tradycyjny telefon stacjonarny od 1 lipca 2026 roku będą korzystać z przypomnień asystenta głosowego. W praktyce pod numer zadzwoni automat, który przekaże głosowo kluczowe powiadomienia, w tym informacje o:

• wyznaczeniu lub zmianie terminu wizyty przez przychodnię;

• wpisaniu pacjenta do centralnego wykazu oczekujących;

• pojawieniu się wcześniejszego, wolnego terminu leczenia;

• zbliżającym się terminie zaplanowanego świadczenia.

W ten sposób resort zdrowia zabezpiecza system przed tzw. wykluczeniem cyfrowym, a seniorzy bez Internetowego Konta Pacjenta również będą mogli korzystać z tych zmian.

Nowe przepisy wprowadzają znaczącą zmianę w sposobie, w jaki placówki medyczne muszą planować i pokazywać pacjentom terminy wizyt. Każda przychodnia i szpital (świadczeniodawca) ma prawny obowiązek udostępniania w ogólnokrajowym systemie teleinformatycznym swoich harmonogramów przyjęć oraz wolnych terminów.

Co ważne – publikowany grafik musi obejmować okres nie krótszy niż trzy pełne miesiące kalendarzowe, licząc od miesiąca następującego po tym, w którym udostępniono harmonogram. Poza tym przepisy pozwalają placówkom na dalekosiężne planowanie – maksymalny czas, na jaki można udostępnić kalendarz wizyt, wynosi aż pięć lat.

Co to oznacza dla pacjenta w praktyce? Dzięki temu rozwiązaniu pacjenci zyskują znacznie szerszy i bardziej przejrzysty obraz realnej dostępności lekarzy specjalistów. Przepisy te mają w założeniu wyeliminować dotychczasowe praktyki, w których poradnie sztucznie dawkowały wolne miejsca, pokazując w systemie wyłącznie najbliższe dni lub tygodnie, podczas gdy reszta grafiku pozostawała „ukryta”.

Oficjalny wykaz świadczeń objętych centralną elektroniczną rejestracją został podzielony na dwie główne grupy. Zgodnie z harmonogramem dopiero od 1 sierpnia 2026 roku systemem Centralnej e-Rejestracji zostanie objętych osiem kolejnych specjalizacji medycznych (poradnie specjalistyczne pkt. 2-9). W rozporządzaniu wskazano:

1. Poradnie specjalistyczne

W tym obszarze systemem centralnym objęte są świadczenia z zakresu:

1. Kardiologii;

2. Leczenia chorób naczyń;

3. Chorób zakaźnych;

4. Endokrynologii;

5. Hepatologii;

6. Immunologii;

7. Nefrologii;

8. Neonatologii;

9. Leczenia gruźlicy i chorób płuc.

2. Programy zdrowotne i profilaktyczne

W ramach programów zdrowotnych przez system centralny można zarejestrować się na:

• program profilaktyki raka szyjki macicy;

• program profilaktyki raka piersi.

Istotne zmiany dotyczą przede wszystkim poradni kardiologicznych, które jako pierwsze zostały włączone do nowego systemu. NFZ wydał oficjalne przypomnienie dla placówek medycznych, że od 1 lipca 2026 roku poradnie realizujące świadczenia kardiologiczne kończą prowadzenie dotychczasowych harmonogramów w aplikacji AP-KOLCE. 

Wszystkie terminy i grafiki przyjęć muszą być od tej pory prowadzone z poziomu centralnej e-Rejestracji. Niemiej dla pacjenta modyfikacja ta ma charakter czysto techniczny i nie wiąże się z dodatkowymi formalnościami.

Docelowo tak, aczkolwiek sam system nie ma na celu fizycznego przyspieszenia pracy lekarzy czy zwiększenia liczby wizyt, lecz usystematyzowanie całego procesu rejestracji. Krótszy czas oczekiwania może jednak bezpośrednio z tego wynikać.

Ministerstwo Zdrowia liczy na to, że centralne uporządkowanie zapisów pozwoli na znaczne ograniczenie liczby niewykorzystanych wizyt. W praktyce pacjenci odwołujący wizytę natychmiast zwolnią miejsce w systemie, a ten szybciej udostępni je osobom oczekującym. Dzięki temu wolne terminy nie będą się marnować.

Źródła: pacjent.gov.pl, Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 grudnia 2025 r. w sprawie centralnej elektronicznej rejestracji. Dz. U. z 2025 r. poz. 1871.