1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie kolejny etap wdrażania systemu e-Doręczeń, który całkowicie zmieni sposób doręczania pism z wielu urzędów administracji publicznej. Zamiast tradycyjnych papierowych awiz listonosz nie zostawi już karteczki w skrzynce – informacja o przesyłce trafi do elektronicznej skrzynki odbiorcy lub zostanie doręczona w formie listu wygenerowanego z systemu.
Nowy obowiązek
Od początku przyszłego roku znacząca część instytucji publicznych będzie miała obowiązek wysyłania korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń. Dotyczy to jednak wyłącznie osób, które posiadają założone konto w systemie i adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Dla pozostałych obywateli przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH) – urząd wysyła pismo cyfrowo, a Poczta Polska drukuje je maszynowo w specjalnych ośrodkach i doręcza w tradycyjny sposób.
Jak podaje Poczta Polska, system e-Doręczeń jest już intensywnie wykorzystywany. Do tej pory krajowe urzędy, firmy i osoby prywatne nadały łącznie 38,7 mln przesyłek, z czego ok. 12 mln stanowiły w pełni cyfrowe listy polecone, a 26,7 mln – przesyłki hybrydowe. Ponad 35,6 mln z nich, w tym 11,9 mln cyfrowych, nadano tylko w bieżącym roku, co pokazuje dynamiczny rozwój nowego kanału komunikacji.
Zarząd Poczty ocenia te wyniki pozytywnie, ale chce przyspieszyć cyfryzację korespondencji. Jak podkreśla Paweł Raczyński, prokurent spółki odpowiedzialny za obszar IT i transformację cyfrową, z każdym miesiącem widać rosnące zainteresowanie e-Doręczeniami, a zakończenie okresu przejściowego i obowiązek korzystania z systemu przez wiele urzędów od 2026 r. powinny dodatkowo zwiększyć udział Polaków w tym rozwiązaniu.
Równolegle Poczta Polska promuje usługę e-Polecony, która działa podobnie jak e-Doręczenia, ale jest przeznaczona dla podmiotów niepublicznych. To cyfrowy odpowiednik listu poleconego między firmą a klientem lub między dwiema osobami prywatnymi. Usługa pozwala całkowicie odejść od papierowej korespondencji przy zachowaniu dowodów nadania i doręczenia.
Aby korzystać z e-Doręczeń i e-Poleconego, konieczne jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Wniosek o jego nadanie składa się do Ministra Cyfryzacji poprzez serwis gov.pl. Po utworzeniu konta użytkownik aktywuje publiczną skrzynkę doręczeń, a następnie może uruchomić usługę e-Polecony. Po akceptacji regulaminu tworzona jest kwalifikowana skrzynka doręczeń (SDK), dzięki której możliwa jest bezpieczna wymiana dokumentów z innymi użytkownikami systemu.
Poczta Polska podkreśla, że nadanie adresu przez ministra daje pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy. Nie ma możliwości podszycia się pod inną osobę, ponieważ do logowania wymagany jest środek identyfikacji elektronicznej, np. profil zaufany. Ma to kluczowe znaczenie zwłaszcza w kontaktach z administracją oraz w obrocie gospodarczym.
Zaplecze technologiczne
Spółka rozwija także zaplecze technologiczne usług cyfrowych. Pod adresem ePoczta-Polska.pl działa przez całą dobę platforma, na której można kupić pakiety e-Poleconych oraz wybrane e-usługi partnera KIR. Dostępne są m.in. podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna i certyfikat SSL, co pozwala firmom i osobom prywatnym wysyłać dokumenty z dowolnego miejsca, szybko i z potwierdzoną autentycznością.
Klienci mogą wybierać pakiety obejmujące 10, 20 lub 50 cyfrowych przesyłek miesięcznie, w zestawie z odpowiednimi usługami dodatkowymi. Istnieje również możliwość jednorazowego wykupu e-Poleconych. Poczta Polska podkreśla, że dzięki temu rozwiązaniu cyfrowa korespondencja może być nawet tańsza niż tradycyjny list polecony, a jednocześnie eliminuje konieczność oczekiwania na listonosza i papierowe awizo.
Nadchodzący rok będzie zatem przełomem w kontaktach obywateli z urzędami. Dla części adresatów koniec papierowych powiadomień w skrzynce oznacza konieczność przyzwyczajenia się do sprawdzania cyfrowej skrzynki doręczeń, ale jednocześnie daje szansę na szybszy i bardziej przejrzysty obieg dokumentów.
