KSeF a duplikaty faktur. Nowe zasady dla firm już od 2026 r. – Biznes Wprost

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim rośnie liczba pytań ze strony przedsiębiorców. Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF obejmie największe firmy w Polsce, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.

Kolejny etap reformy rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. – od tego momentu system stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Już wcześniej, bo od lutego przyszłego roku, każdy podatnik będzie zobowiązany do odbioru e-faktur za pośrednictwem KSeF.

– To już naprawdę ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. KSeF to koniec faktur na papierze, w PDF-ie, Wordzie czy Excelu. W ich miejsce pojawia się jednolity, ustrukturyzowany plik XML z numerem KSeF – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

Co z duplikatami faktur?

Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest to dotyczące duplikatów faktur. Dlaczego? Wraz z pełnym uruchomieniem KSeF klasyczne duplikaty faktur praktycznie przestają funkcjonować.

– W systemie elektronicznym nie występuje sytuacja „zagubienia” ani „zniszczenia” dokumentu, bo faktura po nadaniu numeru KSeF jest przechowywana w systemie przez co najmniej 10 lat – tłumaczy Piotr Juszczyk.

Jak wyjaśnia, zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą w dowolnym momencie pobrać jej wizualizację, udostępnić ją księgowości, przesłać dalej czy wykorzystać w sporze z kontrahentem.

– Z perspektywy prawa nie ma już żadnej potrzeby wystawiania dokumentu oznaczonego jako „duplikat” – zauważa ekspert podatkowy inFaktu.

Systemowe blokowanie duplikatów

Resort finansów wdraża w KSeF 2.0 także mechanizmy blokowania technicznych duplikatów – czyli identycznych plików XML przesyłanych więcej niż jeden raz.

– Jeśli podatnik przez pomyłkę wyśle tę samą fakturę ponownie, system ją odrzuci, co eliminuje ryzyko przypadkowego podwójnego zafakturowania tej samej sprzedaży – mówi Juszczyk.

Duplikaty a tryb offline

Jak zauważa ekspert, w praktyce instytucja duplikatu może pojawić się np. podczas awarii w KSeF, a więc przy fakturach wystawianych całkowicie poza systemem.

– Dotyczy to trybu offline, a także relacji z podmiotami, które z różnych powodów nie korzystają z KSeF (np. w obrocie międzynarodowym) – zauważa Juszczyk.

Wyjaśnia, że nadal możliwe jest wystawienie tradycyjnego duplikatu dla faktur sprzed okresu obowiązkowego stosowania KSeF.

– Najważniejsza zmiana dotyczy jednak relacji firma–firma. Tutaj odpada argument: „nie dostałem faktury, proszę o duplikat”. Każdy dokument wprowadzony do KSeF jest dostępny dla nabywcy bez względu na to, czy sprzedawca faktycznie przesłał mu wizualizację. To także wzmocnienie pozycji wierzyciela w razie opóźnień w płatności – podsumowuje ekspert.