Od lutego 2026 roku wejdą w życie nowe zasady dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które mogą mieć wpływ również na osoby prywatnie wynajmujące mieszkania. Choć dziś wielu właścicieli nie zdaje sobie sprawy, że są podatnikami VAT – mimo że korzystają z jego zwolnienia – nowe przepisy mogą to zmienić.
Nowe przepisy
Jak wyjaśniają eksperci podatkowi, każdy właściciel wynajmujący mieszkanie jest podatnikiem VAT. W zależności od charakteru najmu przysługuje mu zwolnienie przedmiotowe (najem mieszkaniowy) lub podmiotowe (do 200 tys. zł rocznego obrotu, a od 2026 r. – do 240 tys. zł). Obecnie brak wiedzy o tym statusie nie generuje żadnych obowiązków, ale sytuacja ulegnie zmianie po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.
Nowe przepisy obejmą także podatników zwolnionych z VAT. Osoby wynajmujące mieszkania, nawet jeśli nie wystawiają faktur, będą mogły zostać zobowiązane do uzyskania numeru NIP. Obowiązek ten pojawi się, gdy najemcą lokalu będzie firma żądająca faktury – wtedy właściciel będzie musiał wystawić ją przez KSeF, co wymaga posiadania NIP.
Kwestia odbioru faktur przez właścicieli lokali również może się skomplikować. Wynajmujący, jako podatnicy VAT zwolnieni, otrzymują np. faktury za media. Od 2026 r. takie faktury będą wystawiane przez dostawców – np. energii – wyłącznie przez KSeF. Aby je odebrać, właściciel będzie musiał poinformować sprzedawcę, że jest podatnikiem VAT (zwolnionym), co wiąże się z koniecznością uzyskania NIP.
Faktury poza systemem
Jeśli jednak właściciel nie poda NIP, dostawca nadal będzie mógł wystawić fakturę poza systemem KSeF. Eksperci podkreślają, że choć brak NIP może formalnie naruszać przepisy, nie będzie skutkować karami. Nie ma też obowiązku rejestrowania się jako podatnik VAT dla osób rozliczających najem ryczałtem, jeśli nie chcą księgować kosztów i nie odliczają VAT.
Podsumowując, większość właścicieli mieszkań nadal będzie zwolniona z obowiązku wystawiania faktur. Jednak w niektórych przypadkach – zwłaszcza przy najmie dla firm – konieczne może być uzyskanie NIP i wystawianie e-faktur wyłącznie przez KSeF.
