„1 kwietnia 2025 – zbliża się termin dla firm z KRS na obowiązkowe korzystanie z e-Doręczeń. Czas na cyfrową transformację! Załóż skrzynkę ADE i załatwiaj sprawy online!” – przypomina Poczta Polska w poście na platformie X.
Jak informuje narodowy operator od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa i spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku, czyli do końca grudnia 2024 r.
– Elektroniczna wymiana korespondencji realizowana w ramach usługi e-Doręczeń ma gwarantować szybkie i bezpieczne doręczanie dokumentów przede wszystkim na linii urząd – przedsiębiorca/organizacja/osoba fizyczna. Jednak dzięki komercyjnym usługom e-Doręczeń możliwa będzie także komunikacja elektroniczna pomiędzy podmiotami niepublicznymi i obywatelami. W przyszłości e-Doręczenia zastąpią zupełnie ePUAP oraz znacznie ograniczą tradycyjną papierową korespondencję – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Wojciech Zając, prawnik w Kancelarii Russell Bedford.
Co to są e-Doręczenia?
– Mówiąc o e-Doręczeniach, wyróżniamy przede wszystkim Publiczną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) oraz Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE). Pierwszą obowiązkowo objęte są podmioty publiczne (np. urzędy). Z kolei druga realizowana jest przez podmioty komercyjne i umożliwia korespondencję pomiędzy podmiotami niepublicznymi, takimi jak spółki, fundacje, stowarzyszenia, a także osoby fizyczne – tłumaczy mec. Zając.
Jak wskazuje prawnik, wraz z najnowszymi zmianami konsumenci zyskają możliwość elektronicznego korespondowania nie tylko z urzędami.
–e-Doręczenia stwarzają szansę na korespondencję również z przedsiębiorcami oraz innymi podmiotami wpisanymi do rejestru KRS. Dla przykładu konsumenci będą mogli w ten sposób złożyć oświadczenie o reklamacji czy też odstąpieniu od umowy – zauważa.
Jak korzystać z systemu e-Doręczeń?
Prawnik wyjaśnia, że Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego zapewnia standardy Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Korzystając z usług KURDE, uzyskamy dowody wysłania i doręczenia korespondencji, tak jak w przypadku PURDE. KURDE jest równoważna z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W zależności od konkretnego dostawcy – usługa może być odpłatna.
– Warunkiem korespondowania za pośrednictwem e-Doręczeń jest posiadanie przez oba podmioty adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jeżeli dany podmiot nie posiada ADE – nie będzie możliwości wysłania i doręczenia mu elektronicznej korespondencji. Adres do doręczeń elektronicznych powinien zostać ujawniony w KRS danego podmiotu – tłumaczy mec. Zając.
Jak dołączyć do systemu e-Doręczeń?
Poczta Polska opracowała instrukcję dołączenia do systemu. „Założenie skrzynki (ADE) jest proste, bezpłatne i można to zrobić bez wychodzenia z biura” – czytamy na stronie PP.
Oto 5 kroków do założenia skrzynki (ADE):
- zaloguj się do swojego Konta Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Możesz to zrobić w trakcie rejestrowania firmy (wpis do CEIDG albo do KRS) lub przy aktualizacji danych, jeśli firma została zarejestrowana przed 1 stycznia 2025 roku,
- podpisz wniosek elektronicznie. Możesz użyć podpisu osobistego, zaufanego lub kwalifikowanego,
- aktywuj adres. Po założeniu i aktywacji adresu przez publicznego dostawcę adres automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a Ty uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń,
- aktywuj skrzynkę. Otrzymasz e-mail z instrukcją aktywacji skrzynki. Po aktywacji zaczniesz korzystać z usług e-Doręczeń – odbierać i wysyłać wiadomości.
Poczta Polska: „Era papierowej korespondencji odchodzi do przeszłości”
„Era papierowej korespondencji odchodzi do przeszłości. Wdrażanie e-Doręczeń to nie tylko krok w kierunku digitalizacji, ale również szansa na wykorzystanie potencjału, jaki niesie ze sobą cyfrowa transformacja” – czytamy w komunikacie narodowego operatora.
– Nasze dotychczasowe doświadczenia są pozytywne, a system jest gotowy na przyjęcie nowych użytkowników, oferując im nie tylko efektywność, ale i dostęp do nowoczesnych narzędzi zarządzania korespondencją – mówi Kinga Dobrzyń, dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów Poczty Polskiej.
Zdaniem prawnika to rozwiązanie będzie ewoluowało.
System e-Doręczeń to nowe rozwiązanie, które podlega nieustannym modyfikacjom i ulepszeniom. Przewiduje ułatwienia dla biznesu (korespondencja pomiędzy przedsiębiorcami), ale także dla konsumentów, którzy zyskali możliwość komunikacji z podmiotami niepublicznymi – podsumowuje prawnik.
