Krajowy System e-Faktur (KSeF), który funkcjonuje w Polsce od dwóch lat, od 2026 roku stanie się obowiązkowy. Zmiana obejmie wszystkich przedsiębiorców i wprowadzi jednolity sposób wystawiania oraz odbierania faktur. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która przesądza o terminach wdrożenia systemu.
Obowiązkowe faktury
Obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie realizowane etapami. Od 1 lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa, czyli te z roczną sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku, będą musiały wystawiać faktury przez system. Od tego samego dnia wszyscy przedsiębiorcy — niezależnie od przychodów — zobowiązani będą do odbierania faktur wystawionych w KSeF, co oznacza konieczność dostosowania księgowości.
Drugi etap ruszy 1 kwietnia 2026 roku i obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Ostatnia grupa, tzw. przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo, wejdzie do systemu 1 stycznia 2027 roku. Chodzi o podmioty wystawiające faktury do 450 zł i osiągające miesięczny obrót do 10 tys. zł.
Okres przejściowy
Resort finansów przewidział okres przejściowy. Do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy w korzystaniu z KSeF, a przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych. Spóźnialscy mają czas do 1 sierpnia 2026 roku na wdrożenie systemu bez ryzyka sankcji.
Nowa wersja systemu, KSeF 2.0, umożliwi korzystanie w trybie offline24, co ułatwi pracę firmom z problemami technicznymi czy słabym dostępem do internetu. Przewidziano też możliwość dodawania załączników do faktur oraz darmową aplikację mobilną. Przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury i korzystać z listy nabywców oraz rachunków bankowych w aplikacji.
Wprowadzenie KSeF ma zapewnić szybszy zwrot VAT (do 40 dni), automatyczne archiwizowanie faktur i większe bezpieczeństwo danych. Głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i uproszczenie obiegu dokumentów.
Firmy powinny już teraz zapoznawać się z narzędziami i szkoleniami udostępnianymi przez administrację skarbową. Szczególnie duże podmioty muszą przygotować swoje systemy księgowe i oprogramowanie, aby uniknąć problemów na starcie.
