Od wczoraj, 1 listopada 2025 roku, przedsiębiorcy zyskali dostęp do nowego Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
„Certyfikaty i uprawnienia, o które wystąpisz w udostępnionym teraz Module Certyfikatów i Uprawnień, będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. Nie udostępniaj ich osobom nieupoważnionym. Traktuj certyfikaty jak dane szczególnie wrażliwe” – informuje Ministerstwo Finansów w poście na platformie X.
Certyfikaty KSeF
Wczorajsze wdrożenie to ważny krok w przygotowaniach do pełnego uruchomienia obowiązkowego e-fakturowania, które wejdzie w życie w lutym 2026 roku. Dzięki MCU użytkownicy będą mogli w łatwy sposób zarządzać swoimi certyfikatami i uprawnieniami, co usprawni korzystanie z KSeF i zwiększy bezpieczeństwo procesów fakturowania.
– Wdrożenie certyfikatów to ostatni element układanki przed obowiązkowym KSeF. Bez nich nie będzie możliwe potwierdzenie tożsamości wystawcy. To też cyfrowy klucz, który otwiera drzwi do całego systemu – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Czym jest MCU?
Ekspert tłumaczy, że Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) to system służący do wydawania certyfikatów KSeF – elektronicznych „pieczęci”, które identyfikują podmiot w procesie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki certyfikatowi przedsiębiorca lub osoba przez niego upoważniona może uwierzytelniać się w KSeF, a co za tym idzie – bezpiecznie wystawiać, podpisywać i przesyłać e-faktury do systemu Ministerstwa Finansów.
– Certyfikaty staną się jednym z kluczowych narzędzi w nowym modelu dostępu do KSeF, alternatywnym wobec tokenów i podpisów kwalifikowanych. Umożliwią szybkie i bezpieczne potwierdzanie tożsamości użytkownika, a ich dane będą automatycznie umieszczane w kodach QR widocznych na fakturach – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
– Uzyskanie certyfikatu będzie możliwe online, po zalogowaniu się przez login.gov.pl lub przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego – tłumaczy Juszczyk.
Przypomina, że od 1 lutego 2026 roku certyfikaty pojawią się również w Aplikacji Podatnika KSeF, co oznacza, że w ciągu pierwszych trzech miesięcy, od listopada 2025 do końca stycznia 2026, będą formalnie wydawane, ale jeszcze nie będzie można z nich w pełni korzystać w KSeF.
– Warto jednak zadbać o ich uzyskanie wcześniej, aby uniknąć problemów w pierwszych tygodniach obowiązywania systemu – radzi ekspert podatkowy.
Certyfikat KSeF w fakturze i w kodzie QR
Certyfikaty będą nie tylko narzędziem uwierzytelnienia, ale też elementem samej faktury.
– W trybie online identyfikator certyfikatu będzie zapisany w kodzie QR prowadzącym do faktury w KSeF. Natomiast w trybie offline, gdy faktura zostanie wystawiona poza systemem, ale przekazana nabywcy w sposób uzgodniony, na wizualizacji faktury pojawią się dwa kody QR: jeden prowadzący do treści faktury, a drugi służący do weryfikacji tożsamości wystawcy za pomocą certyfikatu KSeF. To rozwiązanie zwiększy bezpieczeństwo i pewność obrotu, ponieważ nabywca będzie mógł natychmiast zweryfikować, czy faktura rzeczywiście pochodzi od podmiotu uprawnionego – tłumaczy Juszczyk.
Certyfikat KSeF będą na razie „uśpione”
Choć certyfikaty do końca stycznia 2026 r. będą praktycznie „uśpione”, to już w tym okresie przedsiębiorcy mogą:
- sprawdzić poprawność danych i uprawnień osób, które będą korzystać z KSeF,
- przetestować proces generowania certyfikatów w MCU,
- przygotować integrację oprogramowania księgowego z nowym sposobem uwierzytelniania.
Dzięki temu od 1 lutego 2026 roku, gdy certyfikaty staną się aktywne w Aplikacji Podatnika KSeF, przedsiębiorcy będą mogli bez zakłóceń rozpocząć korzystanie z systemu.
Certyfikat KSeF – nowy standard bezpieczeństwa w e-fakturowaniu
Certyfikat KSeF ma ograniczony okres ważności i jest przypisany do konkretnego podmiotu (osoby fizycznej lub organizacji). Resort finansów zapowiada również możliwość ich wygaszania i ponownego wydawania, co ma zapewnić pełną kontrolę nad bezpieczeństwem dostępu do danych fakturowych. Certyfikaty będą ważne przez 2 lata, co oznacza konieczność ich odnawiania.
– Dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i dostawców oprogramowania to kolejny etap wdrożenia KSeF, w którym kluczowe staje się nie tylko wystawienie faktury, ale też zarządzanie uprawnieniami i tożsamością w środowisku cyfrowym – zauważa Juszczyk.
