Do rewolucji w fakturowaniu zostało dokładnie 100 dni. Od 1 lutego 2026 r. największe firmy w Polsce – z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r. – będą musiały wystawiać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Równocześnie już od lutego przyszłego roku każdy podatnik będzie zobowiązany do odbierania e-faktur poprzez KSeF.
– To już naprawdę ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. KSeF to koniec faktur na papierze, w PDF-ie, Wordzie czy Excelu. W ich miejsce pojawia się jednolity, ustrukturyzowany plik XML z numerem KSeF – mówi Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
KSeF od lutego i kwietnia 2026 r.
Ekspert przypomina, że od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy będą wystawiać wyłącznie e-faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – będą je tą drogą odbierać. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek wystawiania obejmie pozostałych przedsiębiorców.
– W praktyce oznacza to przejście polskiej gospodarki na jednolity, ustandaryzowany obieg faktur, w którym wersja elektroniczna nie jest PDF-em, lecz plikiem XML zgodnym z najnowszą strukturą FA(3) – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Wskazuje, że wdrożeniu towarzyszą także zachęty systemowe, m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT do 40 dni.
– W mojej ocenie dobrze poukładany proces w KSeF, mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych. Koniec z czekaniem na kuriera czy ginącymi ze stacji benzynowych fakturami – zauważa ekspert.
Ostatnia prosta do KSeF – trzy ważne rzeczy
Ekspert tłumaczy, że przedsiębiorcy wraz z księgowymi, przy wsparciu działów IT, powinni równolegle dopiąć trzy kluczowe kwestie.
– Po pierwsze, gotowość FA(3) – mapowanie pól, testy generowania i walidacji plików. Po drugie, porządek w uprawnieniach i bezpieczne metody uwierzytelniania (pieczęcie, certyfikaty KSeF, tokeny, zasady zastępstw). Po trzecie, spisane procedury dla trybów offline i awaryjnych – wskazuje Juszczyk.
Jego zdaniem dobrą praktyką jest także wcześniejsze poinformowanie kontrahentów, w jaki sposób będą odbierać e-faktury od 1 lutego 2026 r., w tym gdy po stronie nabywcy brak polskiego NIP.
– W pierwszej fazie, w mojej ocenie, przedsiębiorcy nadal będą przekazywać sobie faktury, a właściwie wizualizacje e-faktury – podsumowuje ekspert.
