Przejrzyste zasady wynagradzania i równa płaca kobiet i mężczyzn przestają być tylko postulatem – stają się twardym obowiązkiem dla firm. Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników? Czy naprawdę poznamy zarobki kolegów z biura, jak będzie wyglądać raportowanie luki płacowej i jakie kary grożą za brak działania?
Witold Ziomek, Wprost.pl: Zacznijmy od podstaw. Czym w praktyce jest transparentność wynagrodzeń i co ona oznacza dla pracownika i pracodawcy?
Renata Bugiel, partner w kancelarii GKR Legal: Transparentność w praktyce oznacza, że każdy pracownik powinien znać zasady wynagradzania. Powinien, powinna znać reguły i kryteria, którymi pracodawca kieruje się na przykład przy awansie albo przyznawaniu podwyżki. Powinniśmy wiedzieć, czego pracodawca od nas oczekuje i z jakimi benefitami może się wiązać spełnienie tych oczekiwań. Te zasady powinny być jasne, klarowne, przejrzyste i – co najważniejsze – znane i komunikowane.
Witold Ziomek: Mówimy o jasnych, sztywnych regułach. A jeśli w firmie takich reguł po prostu nie ma albo są one nigdzie niespisane, nie funkcjonują jako coś stałego?
Renata Bugiel: Oczywiście tak bywa, ale pamiętajmy, że regulamin wynagradzania czy regulamin pracy to dziś już obowiązek dla pracodawców zatrudniających powyżej określonej liczby pracowników. Mniejsi przedsiębiorcy takich rozbudowanych regulacji tworzyć nie muszą. Natomiast przepisy implementujące dyrektywę do naszego porządku prawnego – ten nowy projekt opublikowany 29 kwietnia – wyraźnie wskazują, że pracodawcy będą musieli takie regulacje stworzyć.
Nie musi to być koniecznie „regulamin” w ścisłym sensie. Może to być instrukcja, wytyczne, polityka wynagradzania. Nazewnictwo zostawiamy przedsiębiorcom. Natomiast moim zdaniem łatwiej będzie, jeśli wprowadzą ogólne, spisane regulacje, bo wtedy nie będą musieli indywidualnie informować każdego pracownika – zasady będą dostępne dla wszystkich.
Witold Ziomek: Jakie konkretnie obowiązki w zakresie podawania widełek płacowych będą mieli pracodawcy?
Renata Bugiel: Jeśli chodzi o widełki płacowe, trzeba rozdzielić dwa etapy. Po pierwsze etap rekrutacji. W polskim porządku prawnym mamy już przepisy, które obowiązują od grudnia 2025 roku i w bardzo małym zakresie zaimplementowały dyrektywę. Szczególnie dwa przepisy z tej nowelizacji wskazują, że pracodawcy powinni poinformować kandydatów do pracy o przewidywanym wynagrodzeniu na danym stanowisku albo o widełkach płacowych.
Ta nowelizacja została jednak wprowadzona w taki sposób, że de facto nie jest to obowiązek w stylu „musimy”. Możemy podać te informacje na przykład przed rozmową kwalifikacyjną – niekoniecznie w samym ogłoszeniu – w każdym razie najpóźniej przed zawarciem umowy. Ja osobiście uważam, że ten trzeci punkt bardzo osłabia znaczenie nowelizacji, bo trudno prowadzić negocjacje, jeśli kandydat nie zna wartości, o jakich mowa. Tymczasem celem dyrektywy było to, aby kandydat już przystępując do rekrutacji znał widełki płacowe i mógł ocenić, czy w ogóle jest zainteresowany udziałem w tym procesie.
Często zdarzało się – i nadal się zdarza – że kandydat wchodzi w długi proces rekrutacyjny, jest wielokrotnie pytany o oczekiwania finansowe, wykonuje zadania, a po kilku tygodniach czy miesiącach słyszy: „Spełnia pani, pan nasze oczekiwania, ale mamy mniejszy budżet”. I wtedy pojawia się naturalne pytanie: gdybym wiedziała wcześniej, w ogóle bym w ten proces nie weszła.
Witold Ziomek: Wspomnieliśmy o dyrektywie. Ta pierwsza, częściowa zmiana już obowiązuje. Czy możemy oczekiwać, że ta część, na którą jeszcze czekamy, coś tu istotnie zmieni?
Renata Bugiel: Według mojego rozeznania projekt opublikowany 29 kwietnia nie przewiduje zmian w samym etapie rekrutacji. To, co zostało wprowadzone w grudniu, w niezmienionym kształcie ma nadal obowiązywać. Ten „właściwy” projekt dotyka innych obszarów, ale kryteria, według których przyszły pracownik ma być poinformowany o wynagrodzeniu, pozostają bez zmian. Stąd trochę ciśnie się na usta, że jest to zmiana kosmetyczna.
Ten ostatni punkt – że można poinformować najpóźniej przed podpisaniem umowy – właśnie bardzo osłabia transparentność. Natomiast w niektórych branżach, jak IT, podawanie widełek płacowych już się przyjęło. W około 90 procentach ogłoszeń IT widełki są. Myślę, że życie i praktyka wymuszą, by te widełki pojawiały się coraz częściej, bo wtedy proces jest rzeczywiście bardziej transparentny.
Są oczywiście głosy krytyczne: że widełki wywołają zawirowania na rynku pracy, „podkupywanie” pracowników, sztuczne zawyżanie oczekiwań. Ale moim zdaniem korzyści – czytelność i uczciwość procesu – przeważają.
Witold Ziomek: Wspomnieliśmy o pytaniach o oczekiwania finansowe. To znaczy, że dziś nie można już zapytać kandydata: „Ile pani chce zarabiać?”
Renata Bugiel: Nie, w tym sensie, że pracodawca powinien podać informacje, jakie wynagrodzenie jest przewidziane na danym stanowisku. Zgodnie z przepisami nie można natomiast pytać o aktualnie otrzymywane wynagrodzenie ani o wynagrodzenie w poprzednich miejscach pracy.
Wprost nie ma zakazu zadawania pytania o „oczekiwania finansowe”, ale jest to pytanie, które pośrednio prowadzi do uzyskania informacji, ile kandydat dziś zarabia. I właśnie tego powinniśmy unikać. Badania prowadzone w Europie pokazały, że kobiety, które słyszą takie pytanie, podają znacząco niższe kwoty jako swoje oczekiwania niż mężczyźni. W efekcie już w punkcie wyjścia kobieta ma dużo niższe wynagrodzenie, a później trudno to nadgonić awansami i podwyżkami.
Witold Ziomek: Skoro pracodawcy nie wolno pytać o obecne wynagrodzenie, to co pracownik może z taką informacją zrobić? Wynagrodzenie jest jawne? Można o nim rozmawiać, można je podawać?
Renata Bugiel: Wynagrodzenie nie jest informacją jawną i nowe przepisy tego nie zmienią. Nigdy nie może stać się w pełni „jawne”, bo jest daną osobową. Stąd narosło wiele mitów, że wszyscy będziemy wiedzieć, ile zarabia kolega czy koleżanka z biura. To nieprawda.
Natomiast pracodawca nie może zakazywać pracownikom ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu. To, ile ja zarabiam, jest informacją, którą mogę swobodnie dysponować. Z kolei informacje, które pozyskam od pracodawcy – na przykład po złożeniu wniosku o podanie średniorocznego poziomu wynagrodzenia w mojej kategorii – mogę wykorzystać do oceny, czy jestem traktowana równo.
Witold Ziomek: Czyli jeśli pytam, ile zarabiają poszczególni pracownicy na moim stanowisku, to mogę zapytać o średnią albo o widełki płacowe dla mojej kategorii?
Renata Bugiel: Tak. Dyrektywa i przepisy implementujące dają pracownikowi prawo zapytać o średnioroczny indywidualny poziom jego wynagrodzenia i o dane dotyczące wynagrodzeń w jego kategorii stanowisk – czyli w odniesieniu do osób wykonujących podobną pracę, o porównywalnych kwalifikacjach. Nie chodzi o całą firmę, ale właśnie o tę „moją” grupę.
Witold Ziomek: Przejdźmy do słynnej luki płacowej, którą nowe przepisy mają – jeśli nie zlikwidować – to przynajmniej znacząco zmniejszyć. Jak prawo definiuje różnicę w wynagrodzeniu kobiet i mężczyzn i co te najnowsze regulacje zmieniają?
Renata Bugiel: Równa płaca za jednakową pracę to zasada, którą mamy już w konstytucji. Kodeks pracy także od dawna mówi, że kobiety i mężczyźni za jednakową pracę powinni otrzymywać jednakowe wynagrodzenie. To nie jest nic nowego. Problem polegał na tym, że egzekwowanie tej zasady w praktyce było bardzo trudne – dowodowo dla pracowników, a jednocześnie brakowało realnych sankcji dla pracodawców.
Niestety okazuje się, że jeśli nie ma surowych albo w ogóle jakichś poważnych sankcji, to stosowanie się do takich wymogów bywa „dość dowolne”. Dyrektywa wprowadza więc mechanizmy, które mają przymusić przedsiębiorców, by przyjrzeli się, czy u nich występuje luka płacowa. Duże firmy będą musiały składać sprawozdania do odpowiedniego organu, a przede wszystkim podejmować działania zaradcze. I te działania mają być uzgadniane z pracownikami – pojawia się element współpracy, pracodawca nie może do tego podejść całkiem jednostronnie.
Witold Ziomek: Zanim przejdziemy do szczegółów: o jak dużym zjawisku mówimy w Polsce?
Renata Bugiel: Jeśli chodzi o lukę płacową, sytuacja w Polsce na pierwszy rzut oka nie wygląda dramatycznie. Ta nieskorygowana luka, liczona „na surowo”, jest poniżej średniej europejskiej, więc wydaje się „całkiem okej”. Problem zaczyna się przy luce skorygowanej, kiedy nie patrzymy tylko na płeć, ale także na kwalifikacje, umiejętności, rodzaj wykonywanej pracy.
Jeśli porównamy kobiety i mężczyzn na tym samym poziomie kwalifikacji, na podobnych stanowiskach, okazuje się, że kobiety nadal zarabiają mniej. I to jest ten realny problem, z którym mają walczyć nowe przepisy.
Witold Ziomek: Jak w takim razie mają wyglądać raporty? Co firma de facto będzie musiała raportować?
Renata Bugiel: Jeżeli w firmie wystąpi luka płacowa na poziomie 5 procent lub więcej – mówię tu o tej skorygowanej luce, mierzonej według określonych kryteriów – pracodawca będzie miał obowiązek przygotować szczegółowe sprawozdanie. W takim raporcie znajdą się wyliczenia luki nie tylko w wynagrodzeniu ogółem, ale także w poszczególnych składnikach zmiennych, jak premie i dodatki.
Raport ma obejmować m.in. średnią i medianę luki płacowej, różne przekroje danych. To całkiem rozbudowany dokument. Pracodawca musi go zgłosić do organu, a jeśli tej luki nie będzie w stanie obiektywnie wyjaśnić – zaczynają się działania naprawcze.
Witold Ziomek: Pierwsze, co przychodzi do głowy, to podwyżki.
Renata Bugiel: Oczywiście, że naturalnym odruchem jest myślenie o podwyżkach w celu wyrównania luki. Pracodawca musi przede wszystkim ustalić, dlaczego luka występuje, i zaproponować odpowiednie rozwiązania. Zwykle będzie chodziło o wyrównanie wynagrodzeń, choć teoretycznie można sobie wyobrazić różne warianty.
Witold Ziomek: Wyrównać można też w dół.
Renata Bugiel: Wyrównać można i „w dół”, ale to już wymaga wypowiedzeń zmieniających, ma swoje konsekwencje prawne i w praktyce jest dużo trudniejsze. Realnie oczekuje się raczej wyrównywania „w górę”. Tak czy inaczej pracodawca musi podjąć działania, żeby tę lukę „zasypać”, bo w przeciwnym razie przewidziane są kolejne konsekwencje.
Witold Ziomek: Co wiemy o karach, które grożą za zaniechania?
Renata Bugiel: Sankcje są. Jeżeli pracodawca zaniecha sprawozdawczości, nie przygotuje opisów stanowisk, nie stworzy struktury wynagrodzenia, nie poinformuje pracowników o ich prawie do uzyskania informacji – może zostać ukarany grzywną.
Bardzo dotkliwą sankcją dla firm startujących w przetargach publicznych będzie możliwość wykluczenia z zamówień publicznych. Taka sankcja też jest przewidziana. Dochodzą do tego potencjalne roszczenia cywilne pracowników. Były głosy, że być może sprawy pracownicze związane z luką płacową będą mogły być prowadzone w trybie pozwów grupowych, ale w projekcie tego nie zaproponowano, więc raczej nie zostanie to wprowadzone.
Sądy pracy nadal będą rozpoznawały takie sprawy indywidualnie, ale jednocześnie mogą nakazywać dokonanie konkretnych zmian w wewnętrznych politykach firmy. Podsumowując: sankcje są dosyć surowe.
Witold Ziomek: I ostatnie pytanie: czy Pani zdaniem te przepisy przełożą się na faktyczną sytuację pracowników i realnie zmniejszą lukę płacową?
Renata Bugiel: Taki jest cel. Przepisy pozostaną przepisami, ale kluczowe będzie to, jak zostaną wdrożone. Dodatkową trudnością dla przedsiębiorców jest to, że wciąż czekamy na ustawę – teoretycznie powinna zostać uchwalona do 7 czerwca bieżącego roku. To powoduje pewną niepewność.
Z drugiej strony to nie jest tak, że wszyscy pracodawcy muszą wszystko tworzyć od zera. Większość firm ma już siatki płacowe, tabele płac, opisy stanowisk. Raczej trzeba będzie się przyjrzeć, czy to, co mamy, spełnia nowe wymogi – czy kryteria są obiektywne i odpowiadają tym, o których mówi dyrektywa. Jak zwykle wiele rozstrzygnie praktyka, czyli to, jak te zasady będą stosowane przez menedżerów i kierowników. Bo często właśnie na tym poziomie „kuleje” najwięcej.
