Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz bliżej, a tym samym pojawia się coraz więcej pytań. Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. największe firmy w Polsce – z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r. – będą musiały wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.
Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od formy prowadzonej działalności. Równocześnie już od lutego przyszłego roku każdy podatnik będzie zobowiązany do odbierania e-faktur poprzez KSeF.
– To już naprawdę ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. KSeF to koniec faktur na papierze, w PDF-ie, Wordzie czy Excelu. W ich miejsce pojawia się jednolity, ustrukturyzowany plik XML z numerem KSeF – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Co z korektami faktur?
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest to dotyczące korygowania faktury. Dlaczego? Odpowiedź jest oczywista: KSeF całkowicie zmienia zasady dotyczące korekt faktur.
– Po przyjęciu dokumentu do systemu treść faktury jest zamrożona – nie da się jej „podmienić”, anulować, edytować ani przesłać poprawionej wersji. Każda, nawet najmniejsza pomyłka, musi zostać skorygowana wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej – tłumaczy Piotr Juszczyk.
Jak podkreśla, to fundamentalna zmiana podejścia – znika bowiem praktyka „anulowania” błędnych faktur ani poprawiania ich poprzez przesłanie kolejnego pliku XML o tej samej treści.
Koniec not korygujących
To nie wszystkie zmiany w tym zakresie. Od 1 lutego 2026 r. z ustawy o VAT znikają także noty korygujące.
– Oznacza to, że również błędy formalne, np. literówki w danych nabywcy, numerach rejestracyjnych, opisach towaru, będą musiały być poprawiane przez sprzedawcę fakturą korygującą – wyjaśnia ekspert podatkowy inFaktu.
Podkreśla, że nabywca nie będzie mógł już samodzielnie ich prostować.
– Nowa struktura faktury przewiduje rozbudowane pola „TypKorekty” i „PrzyczynaKorekty”. Dzięki temu korekta niesie ze sobą metadane, które pozwalają zrozumieć, czy zmiana dotyczy wartości, stawek VAT, czy elementów formalnych. Co kluczowe, sam fakt nadania numeru KSeF jest dla fiskusa potwierdzeniem, że uzgodnienie między stronami nastąpiło, więc nie ma już potrzeby gromadzenia osobnej dokumentacji – mówi Juszczyk.
Co istotne, korektą można objąć zarówno faktury wystawione w KSeF, jak i te spoza systemu – sprzed daty obowiązkowości lub z obrotu zagranicznego. W takim przypadku nie wskazuje się numeru KSeF faktury pierwotnej, lecz jej tradycyjne dane identyfikujące.
Co KSeF zrobi z korektami?
Ekspert tłumaczy, że wszystkie korekty będą jednak e-fakturami przesyłanymi do KSeF.
– Efektem ubocznym, ale istotnym, jest znacznie wyższa transparentność. Każda korekta jest trwałym zdarzeniem zapisanym w historii rozliczeń i łatwa do przeanalizowania. Z jednej strony porządkuje to obrót gospodarczy, z drugiej zwiększa potencjał kontrolny administracji podatkowej, bo w praktyce eliminuje możliwość „znikania” lub nieuzasadnionego odwracania sprzedaży – zauważa Juszczyk.
