Przedsiębiorcy, którzy rozliczyli już roczną składkę zdrowotną za 2025 rok, mają ostatnie dni na dopełnienie formalności związanych ze zwrotem nadpłaty. Po 20 maja 2026 r., kiedy minął termin złożenia rocznego rozliczenia, pozostaje jeszcze jeden obowiązek – zatwierdzenie wniosku RZS-R.
– Czas na to jest tylko do poniedziałku, 1 czerwca 2026 r. Choć od strony technicznej procedura jest stosunkowo prosta, w praktyce wymaga od przedsiębiorcy aktywności – samo wykazanie nadpłaty w rozliczeniu rocznym nie wystarczy, by pieniądze wróciły na konto – tłumaczy Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt
Jak działa zwrot nadpłaty w ZUS?
Procedura zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej jest częściowo zautomatyzowana. Jeśli z rozliczenia rocznego wynika nadpłata, a przedsiębiorca nie ma zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), system generuje wniosek RZS-R automatycznie.
Dokument trafia na profil płatnika w systemie eZUS – zazwyczaj następnego dnia roboczego po złożeniu rozliczenia. Na tym etapie przedsiębiorca musi jednak samodzielnie:
-
sprawdzić poprawność danych, -
wskazać numer rachunku bankowego, -
podpisać i wysłać wniosek.
Na wykonanie tych czynności pozostaje czas do 1 czerwca 2026 r.
Następnie ZUS przystępuje do realizacji zwrotu. Jak wskazują praktyczne doświadczenia, środki trafiają na konta przedsiębiorców stosunkowo szybko, choć formalny termin wypłaty upływa dopiero 3 sierpnia 2026 r.
Co jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku?
Brak zatwierdzenia RZS-R w terminie nie oznacza utraty pieniędzy. Nadpłata nie przepada – ZUS rozliczy ją automatycznie w systemie, zaliczając ją na poczet przyszłych lub bieżących składek.
– Dla wielu przedsiębiorców jest to jednak rozwiązanie mniej korzystne niż otrzymanie środków na rachunek bankowy. Dlatego, jeśli z rozliczenia wynika nadpłata, warto pilnować terminu 1 czerwca i nie zostawiać zatwierdzenia wniosku na ostatnią chwilę – zwłaszcza, że profil eZUS w końcowych dniach terminu może być mocno obciążony – przestrzega Piotr Juszczyk
Błędy formalne i nieaktualne konta
Najwięcej problemów nie wynika z samej procedury, ale z błędów technicznych. Kluczowe znaczenie ma poprawność numeru rachunku bankowego – to na niego trafi ewentualny zwrot.
– ZUS sam zwraca uwagę, aby przed wysłaniem RZS-R upewnić się co do poprawności numeru rachunku bankowego. Wpisanie błędnego numeru wydłuża całą procedurę i wymaga dodatkowej korespondencji z Zakładem. Warto więc zweryfikować, czy konto, na które ma trafić zwrot, jest aktywne i poprawnie wpisane w systemie. A co istotne, nie można wpisać nr konta z “palca”. We wniosku można tylko wybrać nr konta który jest w bazie ZUS – wyjaśnia Juszczyk.
Czasem więcej formalności niż pieniędzy
Eksperci zwracają uwagę, że w niektórych przypadkach cały proces zwrotu może być nieproporcjonalny do kwoty nadpłaty.
– Niedawno spotkałem się z przypadkiem, w którym cały proces – złożenie deklaracji, przygotowanie wniosku przez ZUS, zatwierdzenie przez przedsiębiorcę, akceptacja przez ZUS i wreszcie przelew – został przeprowadzony po to, by zwrócić nadpłatę w wysokości… 1 grosza – mówi ekspert inFaktu.
System do uproszczenia?
Zdaniem eksperta obecny model rozliczania składki zdrowotnej generuje nadmierne obowiązki administracyjne, które nie zawsze są adekwatne do skali zwrotów.
– W mojej ocenie skoro składka zdrowotna stała się de facto quasi-podatkiem, to docelowo warto rozważyć jej „zaszycie” w podatku dochodowym – uważa Juszczyk.
Jak dodaje, uproszczenie systemu mogłoby wyeliminować konieczność składania dodatkowych wniosków – na wzór rozliczeń PIT, gdzie nadpłata zwracana jest automatycznie.
– Dziś przedsiębiorca, który chce odzyskać własne pieniądze, musi pamiętać o jeszcze jednym terminie i wykonać kolejną czynność w systemie. To rozwiązanie warte odświeżenia. Do tego czasu obowiązuje stan obecny i kluczowy termin to 1 czerwca 2026 r. Wtedy mija czas na zatwierdzenie wniosku RZS-R w eZUS – podsumowuje ekspert inFaktu.
