Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został przesunięty, jednak specjaliści alarmują, że to nie powód do zwlekania. Według Tomasza Mamysa z firmy Symfonia, wdrożenie KSeF to nie tylko konieczność prawna, ale także realna szansa na poprawę działania przedsiębiorstwa.
Nowe przepisy
Nowe przepisy obejmą wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla firm, których roczne obroty za 2024 rok (wraz z VAT) przekroczą 200 mln zł. Pozostałe firmy będą musiały stosować KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Ekspert przestrzega jednak, że mimo przesunięcia daty wdrożenia, nie należy czekać do ostatniej chwili.
– Ten czas warto wykorzystać na analizę procesów, wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, a także edukację pracowników i kontrahentów – mówi Mamys w rozmowie z bankier.pl. Przejście na e-fakturowanie to nie tylko spełnienie formalności, ale też okazja do uproszczenia i unowocześnienia procesów wewnętrznych.
Na początku warto dokładnie przeanalizować cały cykl fakturowania – od wystawiania faktur, przez ich przekazanie i odbiór, aż po archiwizację. Kluczowe jest wykrycie ewentualnych niezgodności z wymogami KSeF i uzupełnienie luk.
Następnie należy dobrać odpowiednie narzędzia informatyczne. Trzeba sprawdzić, czy używane oprogramowanie można zintegrować z systemem KSeF. Jeśli nie, konieczne może być jego unowocześnienie lub wdrożenie nowych rozwiązań, w tym bezpłatnych, oferowanych przez Ministerstwo Finansów.
Zarządzanie dostępami
Nie można zapomnieć o zarządzaniu dostępami – zarówno dla pracowników, jak i biur rachunkowych. Ważne jest także przygotowanie procedur awaryjnych i znajomość zasad działania trybu offline.
Mamys wskazuje też na potrzebę monitorowania zmian w przepisach, m.in. dotyczących faktur korygujących i możliwości załączania dokumentów do e-faktur. Istotna jest także edukacja – szkolenia, webinary czy weryfikacja gotowości biura rachunkowego.
– Im wcześniej firma podejmie działania, tym mniejsze ryzyko problemów podczas wdrożenia. To nie tylko obowiązek, ale i szansa – podsumowuje ekspert w rozmowie z portalem Bankier.pl.
