Wrzesień to dla wielu firm ostatni moment na uporządkowanie kwestii niewykorzystanych dni wolnych. Zaległy urlop za 2025 rok trzeba wykorzystać do końca września 2026 roku, a obowiązek dopilnowania tego spoczywa na pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że pracownik musi zakończyć wypoczynek właśnie 30 września. Wystarczy, że tego dnia rozpocznie urlop. Dla firmy przeoczenie terminu może oznaczać nie tylko problem organizacyjny, ale również grzywnę sięgającą 30 tys. zł.
Urlop wypoczynkowy to prawo pracownika
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jest to uprawnienie, z którego nie można zrezygnować. Pracodawca powinien udzielić urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
– Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, a prawa tego pracownik nie może się zrzec. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Przy planowaniu urlopów pracodawca może uwzględniać wnioski zatrudnionych osób, ale nie musi ich automatycznie akceptować. W praktyce nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie przysługujące dni przed końcem roku. Wtedy część urlopu przechodzi na kolejny rok.
– W praktyce wiele osób nie wykorzystuje całego urlopu w danym roku, co skutkuje koniecznością skorzystania z zaległych dni do końca września – podkreśla Piotr Juszczyk.
Zaległy urlop trzeba wykorzystać w terminie
Zaległy urlop to niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku. Zasady dotyczące jego udzielania określa Kodeks pracy. W przypadku urlopu za 2025 rok termin przypada na 30 września 2026 roku.
Co ważne, pracownik nie może po prostu zamienić zaległych dni na dodatkową wypłatę. Dopóki pozostaje zatrudniony, zasadą jest wykorzystanie urlopu, a nie wypłata ekwiwalentu.
Pieniądze za niewykorzystane dni wolne mogą pojawić się dopiero w związku z zakończeniem zatrudnienia. Jeśli umowa o pracę nadal trwa, pracodawca powinien umożliwić pracownikowi odebranie zaległego urlopu.
Ekwiwalent nie zastąpi dni wolnych
W kwestii zaległego urlopu nie można więc zawrzeć z pracownikiem porozumienia, na mocy którego zamiast wypoczynku otrzyma on pieniądze. Pracodawca powinien doprowadzić do wykorzystania urlopu, nawet jeśli wymaga to odpowiedniego zaplanowania grafiku.
Termin 30 września jest przy tym istotny, ale przepisy nie wymagają, aby cały zaległy urlop kończył się właśnie tego dnia. Kluczowe jest rozpoczęcie urlopu przed upływem terminu.
– Warto podkreślić, że zaległy urlop pracownik musi wykorzystać. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu ani porozumienia z pracownikiem w tym zakresie. Termin 30 września jest ostateczny, jednak do spełnienia obowiązku wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop w ostatnim dniu miesiąca – tłumaczy ekspert z inFaktu.
Oznacza to, że jeśli ktoś ma większą liczbę zaległych dni, nie musi zmieścić całego wypoczynku w samym wrześniu. Istotne jest, aby urlop rozpoczął się najpóźniej 30 września. Na potwierdzenie tej zasady ekspert wskazuje konkretną sytuację:
– Przykład, proszę bardzo, jeśli pracownik ma jeszcze 10 dni urlopu za 2025 r. i pracuje od poniedziałku do piątku, udzielenie urlopu w terminie 30.09–11.10.2026 r. będzie prawidłowe i pozwoli uniknąć kary. Przepisy przewidują również sytuacje wyłączające odpowiedzialność pracodawcy, takie jak choroba pracownika czy urlop macierzyński – wyjaśnia Juszczyk.
Za brak zaległego urlopu grozi nawet 30 tys. zł
Niedopełnienie obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu może mieć dla pracodawcy finansowe konsekwencje. Przepisy przewidują grzywnę od 1 tys. do nawet 30 tys. zł.
Dla pracodawców oznacza to, że końcówka września jest dobrym momentem na sprawdzenie sald urlopowych i zaplanowanie zaległych dni. Pracownik z kolei powinien pamiętać, że niewykorzystany urlop nie jest dodatkową premią pieniężną — jego podstawową formą pozostaje czas wolny.
